Tugas Softskill Mingu ke-4

DEFINISI PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Pengertian organisasi

Organisasi dapat diartikan sebagai suatu alat atau wadah kerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan pola tertentu, yang perwujudannya memiliki kekayaan baik fisik maupun non fisik. Menurut beberapa ahli organisasi adalah :

1.      Menurut Pfiffner dan Sherwood organisasi adalah suatu pola dari cara – cara dalam mana sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu muka, secara intim dan terikat dalam suatu tugas yang bersifat kompleks, berhubungan satu dengan yang lainnya secara sadar, menetapkan dan mencapai tujuan yang telah di tetapkan semula secara sistematis.

2.      Menurut Bakke organisasi adalah social sebagai system yang continue dari penggunaan, pemindahan aktivitas – aktivitas manusia yang dibebankan dan koodinasikan, sehingga membentuk suatu kumpulan tertentu yang terdiri dari manusia, material, capital, gagasan dan sumber daya alam ke dalam suatu keseluruhan pemecahan persoalan.

3.      Menurut Allen organisasi adalah suatu roses identifikasi dan embentukan serta pengelompokam kerja, mendefinisikan dan mendelegasikan wewenang maupun tanggung jawab dan menetapkan hubungan – hubungan dengan maksud untuk memungkinkan orang – orang bekerja sama secara efektif dalam menuju tujuan yang ditetapkan.

Organisasi adalah kumpulan orang yang memiliki kompetensi yang berbeda – beda, yang membangun saling ketergantungan di antara mereka untuk mewujudkan tujuan bersama, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya.

DEFINISI STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi adalah kesesuaian pembagian pekerjaan antara struktur dan fungsi, dimana terjadi penumpukan atau kekosongan pelaksanaan pekerjaan, da nada tidaknya hubungan dan urutan di antara unit  unit kerja yang ada.

Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu struktur organisasi memerinci pembagian aktivitas kerjadan kaitan satu sama lain. Sampai tingkat tertentu, struktur organisasi juga menunjukkan tingkat spesialis aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dan mapan memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti.

PENGORGANISASIAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

Pengorganisasian diartikan sebagai keseluruhan proses pengelompokan orang – orang, alat – alat, tugas, tanggung jawab, dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu kesatuan yang dapat digerakkan dalam rangka mencapai tujuan.

Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen, meliputi :

a.       Organisasi Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

b.      Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

                        Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh dibanding dengan hubungan formal seperti yang ditunjukkan bagan organisasi.

            KASUS :

                        Dalam sebuah perusahaan, mengalami perdebatan karena perbedaan pendapat antara karyawan dengan karyawan lain,mereka mencoba memberikan argumentasi mereka ,atas produk yang akan di jual oleh perusahaan.

Penyelesaiaan :

Manajer harus memberikan jalan tengah yaitu dengan menyatukan argumentasi mereka dengan menjadikan suatu analisis yang baik dan dapat di terima oleh karyawan-karyawannya.

SUMBER :

Rahman, Hasanuddin. (2004). Manajemen fit and proper test.Pustaka Widyatama : Yogyakarta.

Nogi, Hessel. (2005). Manajemen Publik. Grasindo : Jakarta.

Suparjati, dkk. (2000). Tata Usaha Dan Kearsipan. Kanisius : Yogyakarta.

tugas softskill minggu ke 3

Manfaat Perencanaan

a. Perencanaan dapat membuat pelaksanaan tugas menjadi tepat dan kegiatan tiap unit akan         terorganisasi menuju arah yang sama.

b. Perencanaan yang di susun berdasarkan penelitian yang akurat akan menghindarkan                 kesalahn – kesalahan yang mungkin terjadi.

c. Perencanaan memuat standar – standar atau batas – batas tindakan dan biaya sehingga             memudahkan pelaksanaan pengawasan.

d. Perencanaan dapat digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan, sehingga         aparat pelaksana memiliki irama atau gerak dan pandangan yang sama untuk mencapai             tujuan perusahaan.

Jenis Perencanaan dalam Organisasi

a.Perencanaan strategi dibuat oleh manajemen puncak dengan jangka panjang untuk kurun         waktu lebih dari lima tahun yang memperlihatkan tujuan organisasi dalam posis dengan           lingkungan.

b.Perencanaan taktis dibuat oleh manajemen puncak dan menengah dengan jangka waktu 1        sampai 5 tahun yang didalamnya mengatur sumber – sumber yang akan digunakan untuk        menolong organisasi dalam mencapai tujuan strategis.

c. Perencanaan operasional dibuat oleh manajemen menengah dan bawah untuk jangka waktu     kurang dari 1 tahun. rencana ini sifatnya spesifik dan berwujud yang didalamnya terdapat         resiko, akan tetapi biasanya banyak informasi yang masuk ketangan manajer dalam                 pengambilan keputusan.

KASUS :

Perusahaan Perseroan (Persero) PT Telekomunikasi Indonesia, Tbk. (“Telkom”, ”Perseroan”, “Perusahaan”, atau “Kami”) merupakan BUMN yang bergerak di bidang jasa layanan telekomunikasi dan jaringan di wilayah Indonesia dan karenanya tunduk pada hukum dan peraturan yang berlaku di negara ini. Dengan statusnya sebagai perusahaan milik negara yang sahamnya diperdagangkan di bursa saham, pemegang saham mayoritas Perusahaan adalah Pemerintah Republik Indonesia sedangkan sisanya dikuasai oleh publik. Saham Perusahaan diperdagangkan di Bursa Efek Indonesia (“BEI”), New York Stock Exchange (“NYSE”), London Stock Exchange (“LSE”) dan public offering without listing (“POWL“) di Jepang. Layanan telekomunikasi dan jaringan Telkom sangat luas dan beragam meliputi layanan dasar telekomunikasi domestik dan internasional, baik menggunakan jaringan kabel, nirkabel tidak bergerak (Code Division Multiple Access atau “CDMA”) maupun Global System for Mobile Communication (“GSM”) serta layanan interkoneksi antar operator penyedia jaringan. Di luar layanan telekomunikasi, Telkom juga berbisnis di bidang Multimedia berupa konten dan aplikasi, melengkapi portofolio bisnis Perusahaan yang disebut TIME. Bisnis telekomunikasi adalah fundamental platform bisnis Perusahaan yang bersifat legacy, sedangkan portofolio bisnis lainnya disebut sebagai bisnis new wave yang mengarahkan Perusahaan untuk terus berinovasi pada produk berbasis kreatif digital. Hal tersebut mempertegas komitmen Telkom untuk terus meningkatkan pendapatan di dalam situasi persaingan bisnis di industri ini yang sangat terbuka. Adalah obsesi Perusahaan untuk secara berkelanjutan membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah menjadi perusahaan dengan skala besar, dengan tetap mengutamakan peningkatan kesejahteraan masyarakat luas. Selain itu, Perusahaan juga terus melakukan diversifikasi usaha baik melalui merger ataupun akuisisi. Saat ini Perusahaan sedang memperkuat fundamental jaringan broadband di kawasan Indonesia Timur melalui proyek Palapa Ring sehingga dapat mewujudkan jaringan nasional yang kuat dengan nama Nusantara Super Highway. Komitmen Kami terhadap konektivitas dan mobilitas data yang handal dan terpercaya, mampu meningkatkan jumlah pelanggan broadband Kami menjadi 10,5 juta pelanggan per 31 Desember 2011, atau meningkat sebesar 64,3%. Sementara itu, pelanggan layanan seluler meningkat pesat sebesar 13,8% atau 13 juta pelanggan baru sehingga total pelanggan seluler menjadi 107 juta.

Pertanyaan :

Termasuk kedalam jenis perencanaan apa ini ?

Jawab :

Termasuk kedalam Perencanaan strategi karena  dibuat oleh manajemen puncak dengan jangka panjang untuk kurun waktu lebih dari lima tahun yang memperlihatkan tujuan organisasi dalam posis dengan lingkungan. Dari pt kecil hingga berkembang pesat seperti sekarang ini.

Sumber :

S, Alam.(2007). Ekonomi, Erlangga : Jakarta

Arifin, imamul, dkk. (2007). Membuka Cakrawala Ekonomi. Bandung :PT Setia Purna Inves

PERENCANAAN (PLANNING)

Pengertian Planning

Perencanaan merupakan kegiatan atau proses membuat rencana yang kelak di pakai perusahaan dalam rangka melaksanakan pencapaian tujuanya. Didalam kegiatan – kegiatanya, perusahaan banyak berhadapan dengan berbagai keterbatasan suberdaya seperti tenaga kerja,dana, waktu, peralatan dan kemampuan. Karena itu, dengan adanya rencana, diharapkan kegiatan menjadi lebih efektif dan efisien, terlebih lagi dalam rangka melaksanakan roda perusahaan yang kompleks dan penuh persaingan.

Perencanaan merupakan suatu proses atau salah satu fungsi manajemen yang merupakan keputusan dan memperkirakan (mengasumsian atau memprediksi tindakan – tindakan)kebutuhan organisasi di masa yang akan datang. Perencanaan dilihat dari beberapa sudut di lihat dari sudut proses, perencanaan merupakan pemilihan dan sekaligus pengembangan tindakan yang paling menguntungkan dalam mempersiapkan langkah untuk mencapai tujuan organisasi. Dilihat dari fungsi manajemen perencanan merupakan kegiatan manajer dalam wewenangna untuk mencapai tujuan perusahaan. Dilihat sebagai suatu keputusan, perencanaan dijabarkan dalam bentuk apa, siapa, dan bagaimana suatu tindakan akan dilakukan di waktu yang akan datang. Rencana dapat diartikan sebagai susunan yang rinci mengenai kegiatan – kegiatan yang sistematis, tepat dan akurat dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Dalam kerangka system perusahaan, tujuan perusahaan hendaknya dapat di capai dengan efektif dan efisien sehingga dalam merealisasikannya di perlukan pengawasan yang bai. Dari hasil yang didapat selanjutnya rencana akan menjadi umpan balik (feed-back) yang berguna bagi evaluasi perencanaan

Perencanaan adalah pemilihin dan menghubungkan fakta – fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan mengambarkan dan merumuskan kegiatan – kegiatan tertentuyang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.

Langkah langkah dalam menyusun perencanaan

1.      Merumuskan Misi dan Tujuan.

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran - sasaran kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

2.      Memahami Keadaan Saat ini.

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang.Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

3.      Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan.
           Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

4.      Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan.

Kasus :

Usaha catering

Pada saat ini banyak orang yang ingin membuat acara atau kegiatan secara simpel danefisien. Contohnya dalam hal penyiapan makanan dan hidangan. Biasanya mereka lebih memilihuntuk memesan makanan daripada membuatnya sendiri dengan alasan pertimbangan waktu dantenaga walaupun memang sedikit mahal. Dari pemikiran inilah kami mempunyai ide untuk membuat bisnis katering makanan..Dalam memulai usaha dalam bidang apapun, maka yang pertama kali harus diketahuiadalah peluang pasar dan bagaimanan menggaet order. Kita juga harus mampu menganalisakeunggulan dan kelemahan pesaing kita dan sejauh mana kemampuan kita untuk bersaingdengan mereka baik dari sisi harga, pelayanan maupun kualitas.

Analisis :

Pada saat kita ingin membuat usaha sebaiknya kita harus membuat perencanaan terlebih dahulu, agar kita dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan dari usaha yang ini kita buka nantinya. Untuk itu kita harus membuat perencanaan yaitu dilihat dari beberapa aspek, seperti aspek manajemen, aspek pemasaran, aspek operasional, dan aspek keuangan

•         Aspek manajemen

Bisnis ini dimiliki bersama dengan sistem bagi modalBisnis ini dikelola secara bersama-sama dan tiap orang mempunyai tugas masing-masing, misalkan dari 5 orang3 orang bertugas membuat masakan dan penyajiannya2 orang bertugas mencari bahan masakan, mengantar pesanan dan melakukan perekrutantenaga kerja apabila membutuhkan.

•        Aspek Pemasaran

Target Pasar Target pasar adalah seluruh kalangan masyarakat yang ingin berefisien waktu dantenaga,yang merupakan kunci penting untuk diperhatikan. Sudah menjadi kelazimanbahwa usaha katering bekerja berdasarkan pesanan. Kegiatan produksi dimulai apabilatelah pesanan telah diterima. Maka, tanpa pesanan, kegiatan produksi perusahaankatering tidak bekerja. Yang bekerja sepanjang tahun atau selama bisnis itu hidup adalahpemasaran, keuangan dan administrasi.

Sumber :

Umar, Husein. (2000). Business An Introduction,Gramedia : Jakarta

Wrihatnolo,R, Randy. (2006). Manajemen Pembangunan Indonesia.Gramedia : Jakarta  

R. Molz. "How Leaders Use Goals." Long Range Planning. Oktober 1987. p. 81.

F. Delmar dan S. Shane, "Does Business Planning Facilitate the Development of New Ventures" Strategic Management Journal, December 2003, pp. 1165—1185

Pengantar Psikologi Manajeman

     1. Pengertian Psikologi

Psikologi adalah ilmu yang mempelajari perilaku manusia dalam hubungan dengan lingkungan memiliki beberapa subbidang yang akan membawa kita mengetahui lebih jauh tentang perilaku dan proses mental. ilmu pengetahuan yang mempelajari perilaku manusia dan proses mental. Psikologi merupakan cabang ilmu yang masih muda atau remaja. Sebab, pada awalnya psikologi merupakan bagian dari ilmu filsafat tentang jiwa manusia. Menurut plato dalam buku Psikologi Umum oleh Kartini Kartono pada tahun 1996, psikologi berarti ilmu pengetahuan yang mempelajari sifat, hakikat, dan hidup jiwa manusia (psyche = jiwa; logos = ilmu pengetahuan).

         2.   Pengertian Manajemen

Manajemen adalah memperkenalkan dan merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, mengkoordinasikan, dan mengendalikan. Memperkirakan dan merencanakan berarti mempertimbangkan masa depan dan menyusun rencana aktivitas. Menggorganisasikan berarti mengembangkan struktur ganda yaitu materi dan manusia dari suatu usaha, memimpin berarti mengikat, menyatukan dan menyelaraskan segala bentuk aktivitas dan usaha. Mengendalikan berarti memperhatikan bahwa segala sesuatu yang terjadi sesuai dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan dan tuntunan yang ada.

Manajemen sebagai satu ilmu perilaku yang mencakup aspek social dan eksak tidak terlepas dari tanggung jawab keselamatan dan kesehatan kerja, baik dari segi perencanaan, maupun pengambilan keputusan dan organisasi.

     3.    Psikologi Manajemen

Ilmu tentang bagaimana mengatur atau me-manage sumber daya yang ada untuk memenuhi kebutuhan. Sebagai ilustrasi, dulu dalam manajemen orang berproduksi hanya mengandalkan sumber daya alam. Selain itu timbul lagi keutuhan modal karena dengan investasi dana tertentu, akan bisa dibuat alat tertentu untuk lebih meningkatkan lagi efisiensi dan efektivitas produksi.

Suatu studi tentang tingkah laku manusia yang terlibat dalam proses manajemen dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Setelah itu, timbul lagi kebutuhan akan modal, karena dengan investasi dana tertentu, akan bisa dibuat alat tertentu untuk lebih meningkatkan lagi efisiensi dan efektivitas produksi. Tiga modal kerja yang utama adalah SDA (sumber daya alam), SDU (sumber daya uang) dan SDM (sumber daya manusia), dan ilmu manajemen pun berkisar pada upaya untuk mengoptimalkan kinerja antara ketiga modal itu.

           Manfaat psikologi manajemen :

§  Untuk mendapatkan pemecahan bagi masalah – masalah yang penting berkenaan dengan penggunaan tenaga manusia didalam proses manajemen

§  Agar dunia manajemen mampu menggunakan prosedur – prosedur yang lebih relevan atau tepat untuk memecahkan masalah – maslah kemanusian

      4.     Pengertian kepemimpinan

Suatu proses mengenai pengarahan dan usaha untuk mempengaruhi kegiatan yang berhubungan dengan anggota kelompok. Kepemimpinan harus melibatkan orang lain. Dengan kesediaan mereka menerima pengarahan dari pemimpin, para anggota kelompok membantu menentukan status pemimpin dan memungkinkan terjadinya proses kepemimpinan. Kepemimpinan melibatkan distribusi yang tidak merata atas kekuasaan antara pemimpin dan yang dipimpin. Pemimpin mempunyai wewenang mengarahkan bawahan, tetapi tidak sebaliknya. Kepemimpinan yang efektif tergantung pada landasan manajerial yang kokoh. Yaitu :

·         Cara berkomunikasi

·         Pemberian inovasi

·         Kemampuan memimpin

·         Pengambilan keputusan

·         Kekuasaan yang positif

Jenis – jenis kepemimpinan:

a)      Gaya Kepemimpinan Otoriter / Authoritarian
Adalah gaya pemimpin yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Segala pembagian tugas dan tanggung jawab dipegang oleh si pemimpin yang otoriter tersebut, sedangkan para bawahan hanya melaksanakan tugas yang telah diberikan.

2. Gaya Kepemimpinan Demokratis / Democratic
Gaya kepemimpinan demokratis adalah gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya.
3. Gaya Kepemimpinan Bebas / Laissez Faire
Pemimpin jenis ini hanya terlibat delam kuantitas yang kecil di mana para bawahannya yang secara aktif menentukan tujuan dan penyelesaian masalah yang dihadapi.

Contoh kasus :

Drs. Hartoyo telah menjadi manajer tingkat menengah dalam departemen produksi suatu perusahaan kurang lebih 6 bulan. Hartoyo bekerja pada perusahaan setelah dia pensiun dari tentar. Semangat kerja departemennya rendah sejak dia bergabung dalam perusahaan. Beberapa dari karyawan menunjukkan sikap tidak puas dan agresif.

        Pada jam istirahat makan siang, Hartoyo bertanya kepada Drs. Abdul Hakim, AK, manajer departemen keuangan, apakah dia mengetahui tentang semangat kerja yang rendah dalam departemen produksi. Abdul Halim menjawab bahwa dia telah mendengar secara informal melalui komunikasi “grapevine”, bahwa para karyawan Hartoyo merasa tidak senang dengan pengambilan semua keputusan yang dibuat sendiri olehnya. Dia (Hartoyo) menyatakan, “dalam tentara, saya membuat semua keputusan untuk bagian saya, dan semua bawahan mengharapkan saya untuk berbuat seperti itu.”

Pertanyaan kasus : 

1.    Gaya kepemimpinan macam apa yang digunakan oleh Hartoyo? Bagaimana keuntungan dan kelemahannya? Bandingkan motivasi bawahan Hartoyo sekarang dan dulu sewaktu di tentara.

Jawab :

Gaya kepemimpinan yang digunakan oleh hartoyo adalah gaya kepemimpinan otoriter, yaitu gaya pemimpin yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Pada gaya kepemimpinan otoriter ini, pemimpin mengendalikan semua aspek kegiatan. Pemimpin memberitahukan sasaran apa saja yang ingin dicapai dan cara untuk mencapai sasaran tersebut, baik itu sasaran utama maupun sasaran minornya.

·         Keuntungan dalam menggunakan gaya kepemimpinan otoriter: Bawahan tidak perlu memikirkan apapun, bawahan cukup melaksanakan apa yang diputuskan dari pemimpin.

·         Kelemahan dalam menggunakan gaya kepemimpinan otoriter : Semua aspek kegiatan dalam perusahaan dikendalikan oleh pemimpin,

sehingga apabila ada suatu masalah dalam perusahaan tersebut semuanya hanya tergantung pada pimimpin dan bawahan tidak boleh ikut campur dalam pengambilan keputusan. Sehingga kurang adanya kerjasama dalam perusahaan tersebut.

Sumber :

Feldman,S, Robert.(2012). Pengantar Psikologi, Salemba : Jakarta

Swanburg, C, Russel.(1994) Kepemimpinan & manajemen keperawatan. EGC: Bandung

Mortimer R. feinberg, dkk.(1996).  Psikologi Manajemen, Grasindo :Jakarta

Silalahi,B, Rumondang, MPH, dkk.(1995). Manajemen keselamatan & kesehatan kerja. Pustaka Binaman Pressindo : Jakarta

Umar, Husein. (2000). Business an introduction. Gramedia pustaka utama : Jakarta